新聞資訊
2022/04/07
以“件”爲單位進行文書檔案整理，是對以“卷”爲單位整理檔案工作的延續，以“件”爲單位整理的前提是适應辦公自動化環境下文件歸檔整理工作需要。
一、優點
1、以“件”歸檔的程序相對簡單，将檔案整理工作“化整爲零”，即“随辦随歸”，檔案人員将公文處理後可以随時裝訂、蓋章進行歸檔，後期在對文件的編号進行調整。
2、以“件”歸檔加強了文件的保密性質，限制了查閱者的查閱範圍，即指定查閱資料，不會洩露其他材料的内容。
3、便于增加新的檔案材料，當發現有檔案遺漏、錯放的情況下便于對檔案進行增減，使檔案管理工作更加靈活。
4、以“件”歸檔的方式相對簡單，便于整理，隻需要根據時間順序按照單位、機構、期限、季度等标準分類，避免了不必要的分歧。
二、缺點
1、以“件”歸檔按照時間順序排列，在一定程度上會使檔案内容顯得雜亂無章，當查閱者不記得檔案材料具體時間的情況下就無從下手。
2、以“件”歸檔沒有對檔案材料裝訂成冊，而是采取盒裝等形式，這使得單份檔案容易丢失、折損等，也不利于檔案材料的保管。
3、由于同一份檔案下發的時間有時存在差異，因此會導緻同一份檔案材料出現前後不連接情況，增加了檔案查閱的難度。
以上就是文書檔案以件管理的優缺點了，檔案的管理就應該順應時代發展潮流，積極利用互聯網信息技術，建立健全電子檔案管理平台，實現檔案管理的有效性。
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