新聞資訊
2022/04/07
傳統檔案保持、保養和管理的難度都比較大，檔案數字化可以充分的利用檔案的資源來不斷提高檔案管理的水平，确保檔案信息的價值。
1、經濟效益高
即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統紙質爲載體的檔案信息。這樣不僅節省了占地的面積還節省了保管費用。而且也方便了以後的查閱，因此也避免了重複印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。
2、辦公效率高
數字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔并盡快使用。以人事檔案管理爲例，由于管理對象的範圍，并具有很強的流動性，如工人進廠、退休、流動性等，要想準确了解統計這些情況，傳統的檔案管理方法必須“歸檔”後才能進行查詢。
數字文件通過網絡計算機管理,能夠準确地反映當前情況。數據查詢通過數字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數字文件實際上已經成爲一個沒有圍牆的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。
3、具有較強的時效性
檔案的整理、管理是一項較爲浩大的工程，按照以往傳統的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、财力。而數字化檔案采用新的手段以及方法，通過網絡采集等手段減少中間環節，大大降低了員工的勞動強度，縮短了檔案整理的周期，提高了員工的工作效率。
以上就是檔案數字化管理的特點介紹了。檔案管理數字化是适應時代發展的新措施、新要求，用信息技術來提升檔案的管理水平。
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