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2022/04/07
現如今很多企業都會面臨着日益增長的檔案數量，越來越多的檔案數量，導緻企業不得不花費大量時間來整理，也要花費大量的金錢來租借檔案場地和聘請檔案專業人員。因此很多企業在比較之下選擇将商業檔案的存儲放在專門提供檔案服務的企業。
一、公司規模
即考察公司的注冊資金、員工規模、經營範圍等情況。所以應要選擇注冊資金100萬元以上、員工人數50人以上、業務範圍裏有數字加工服務項目的科技公司進行外包。如銀雁科技檔案外包服務，相對來說這類公司有一定基礎與規模，公司從長遠利益和可持續發展角度考慮，加工時一般不會粗制濫造，加工質量和售後服務也相對的有保障。
二、業務能力
即考察公司是否具備數字化加工相應的檔案業務能力。檔案數字化加工有别于機械五金、電子元配件的加工，特殊的加工對象決定了檔案加工有自己獨特的工作紀律與要求。因此從檔案保護、信息保密、加工質量等多方面進行考慮，最好就是選擇一家有檔案意識、懂檔案業務的公司來外包。
三、技術狀況
即考察公司是否具備從事檔案數字化加工的技術條件。檔案數字化加工對計算機技術的要求并不算太高，一般的科技服務公司都有相應的計算機能力承攬這項加工業務。與此同時他們也都具備加工必須的硬件設備、網絡配置、軟件平台。
但是光有技術和設施仍不能勝任檔案數字化工作。檔案數字化有一套工作流程、多個加工環節，從檔案加工之前的處理到檔案拆卷、圖像掃描、圖像處理、圖像合并、文字識别、數據存儲、光盤刻錄、數據挂接到實體還原，每一個環節都有特定的技術指标與規範要求。
四、管理水平
了解外包公司的數字化加工管理水平，除了看公司是否有完善的管理制度和有無對管理人員進行規範培訓外，還要看管理人員項目經理的實際管理能力如何。一般情況下檔案數字化加工采用的是本地化加工方式，意思就是檔案所在單位指定的場所來進行加工。加工過程中的管理工作由項目經理全權負責，因此項目經理的管理水平高低對加工質量的好壞起着決定性的作用。而外包公司的整體管理水平也充分體現在項目經理的管理水平上。
五、反饋信息
即通過用戶反饋的信息來判斷外包公司的數字化加工工作成效。衆所周知外包公司爲了獲取訂單，通常都會絞盡腦汁在宣傳方面塑造自身良好形象、在文字方面誇大自己的工作成效。如果要透過現象看清楚本質，深入了解檔案外包服務公司的真實加工狀況，還得傾聽來自用戶方的真實感受。
企業的檔案部門根據用戶反饋的意見，結合其它考察内容，綜合評價外包公司的數字化服務質量，最終來決定檔案是否委托外包。
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