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推動電子檔案管理，爲什麽對每個組織都很重要？

2020/06/10

檔案電子化趨勢明顯，

電子檔案管理内驅力強

随着計算機技術、互聯網的高度發展，辦公自動化已成爲常态，随之而來的是海量的電子文件。而年初疫情導緻的遠程辦公，由于交流、審批、服務乃至簽約等過程的在線化，更是催生了數以億計的電子文件。

與此同時，爲适應電子政務、電子商務的高速發展，國家層面近期出台了系列通知規定，明确了電子會計憑證、政務服務電子文件的歸檔形式和法律效力，給電子文件的歸檔和電子檔案的管理帶來極大的發展空間。

可以預見，随着國家信息化、檔案信息化建設的進一步推進，電子檔案單軌管理的趨勢将更加明顯，在未來很可能還會拓展至各門類電子文件和電子檔案，迎來真正的電子檔案時代。

對各機關、企事業單位而言，推動電子檔案管理，不僅是迎合國家戰略發展的需要，也是自身長久發展的必然選擇。

推動電子檔案管理，

爲什麽對每個組織都很重要？

除了上述因素，電子檔案自身的特點、能更大發揮檔案價值、促進組織轉型優化，也是非常重要的原因。

▶▶ 電子檔案的自身優點

電子檔案本身具有存儲較容易、便于傳輸和流動、檔案信息更豐富等特點，可以有效節省空間、快速查找傳遞，爲組織減少管理成本和人工成本。

▶▶ 促進信息共享，最大化檔案價值

推動電子檔案管理，可以有效沉澱檔案信息資産，提高信息管理和使用能力；同時推動信息資源在組織内的轉化與共享，最大化發揮檔案内容的價值，實現内容管理到知識應用的提升。

▶▶ 加快數字化轉型，推動現代化管理

推動電子檔案管理，可以通過檔案的在線化管理，有效提高組織檔案工作效率，進而推動組織服務和管理的優化，在加快數字化轉型的步伐的同時，也進一步提高組織現代化管理水平。

智能化系統保駕護航，

電子檔案管理合規高效

推動電子檔案管理，就是要通過電子檔案管理系統等技術手段，并遵循嚴密的管理制度，對電子文件進行收集、歸檔、利用和長期保存，并保障電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性。

但對包括機關、企事業單位等大多數組織來說，現階段由于系統和技術缺乏、不成熟或者銜接不暢，以及檔案全流程管理經驗不足等問題，難以保證電子文件完整、準确、高效歸檔，更不用說長期安全保存和價值最大化利用。

▶▶ 銀雁科技綜合檔案管理解決方案

▏銀雁科技綜合檔案管理系統

是一套集檔案采集、檔案管理、檔案存儲、檔案利用于一體的綜合檔案管理軟件。該系統可實現對電子檔案及實體檔案的數字化管理。

系統利用現代信息技術搭建數字化、智能化的信息服務平台，有效收集和存儲組織信息資源，實現更大範圍和更多種類的檔案信息資源互補與共享，以适應社會發展和組織信息化建設的需要。

『功能覆蓋齊全』

系統遵循國家檔案局《電子檔案管理系統基本功能規定》，并結合機關、企事業單位等組織的現實訴求，全方位支持标準數據集成、電子檔案收集、整理、鑒定、管理、利用、統計、備份、保護、銷毀等多功能需求，全程實現電子檔案的智能化、自動化管理。

系統功能設計：

『系統三大優勢』

01.符合國家規範

系統功能各項均符合國家數字檔案室測評指标。

02.支持全流程自定義四性檢測

全流程各環節支持電子檔案四性（真實性、完整性、可用性、安全性）檢測，并支持自定義靈活配置檢測。

03.開放性、集成性、靈活性、可靠性

·開放性

系統充分考慮未來在硬件、功能、應用、集成等方面的開放性。

· 集成性

每個業務模塊或功能組件能夠獨立部署運行，實現系統的平滑升級。

·靈活性

系統可對檔案類型、業務模式等進行自定義。

·可靠性

通過電子簽名、加密傳輸、加密保存等方式，保證檔案數據的安全。

如今，随着檔案電子化趨勢不斷加強，有效管理電子檔案，也對各組織提出了更高的要求。

作爲國内文檔服務專家，銀雁科技深耕文檔管理二十餘年，憑借自身在科技服務數字化基礎設施方面的技術和經驗，推出智能化綜合檔案管理系統解決方案，提供包括電子檔案管理在内的全生命周期數字化檔案管理服務，助力組織實現電子文件完整歸檔、科學管理、安全長期保存和有效利用。